Bewerbung zum LeanBaseAward

Lean Office Demo Tour
Verbessere Deine Struktur im Büro und spare täglich mindestens eine Stunde Zeit


In unserem Innovation-Office findest Du aus über 180 Praxisbeispielen Deine passenden Lösungsimpulse.

Dein Vorteil: Nach der Tour hast Du 10 konkrete Beispiele mit Lösungen, die Dich persönlich in Deinem Arbeitsalltag weiterbringen.

Warum wir uns für den LeanBaseAward bewerben:

Nach den Erkenntnissen der Corona-Pandemie ist für viele Unternehmen und vor allem Arbeitnehmer klar, dass hybride Arbeitsmodelle wohl die Zukunft sind. Der Arbeitsraum ist im Wandel. Reine Präsenzwochen wird es nach Experteneinschätzung demnach kaum noch geben. Trotzdem bleibt das Büro die zentrale Begegnungsstätte. Damit werden viele weiterhin auf altbekannte Probleme und Herausforderungen treffen. Viele haben über einen langen Zeitraum ihre Nester gebaut und mussten in den letzten beiden Jahren einfach zu viel umstellen.
Und wer umstellt, sortiert nicht. Wann gestaltest auch Du es zu Ende?
Unternehmen sind schon im kleinen Rahmen komplexe Konstrukte mit teils unübersichtlichen Prozessen. Je größer eine Firma dabei wird, desto schwieriger gestaltet sich der Überblick. Ein lästiges Nebenprodukt von all dem sind natürlich auch ausufernde Verwaltungsaufgaben, mit denen sich Büroangestellte tagtäglich konfrontiert sehen. Es bleibt immer weniger Zeit für das Wesentliche, weil immer mehr dazukommt. Oft ist der Schreibtisch am Abend noch voller als am Morgen. Ein echtes Fiasko, das früher oder später auf die Stimmung der Belegschaft drückt. Leider hat sich der Großteil der Firmen in den letzten Jahren ausschließlich auf Verbesserungspotenziale in der Produktion konzentriert, den dahinterstehenden Verwaltungstrakt allerdings gänzlich außen vorgelassen. Ewig konnte das nicht gutgehen.

IST-Zustand

Im Büro gibt es nun mal gänzlich andere Herausforderungen, als in der Produktion.
Die Büroarbeit ist weniger transparent und es gibt weniger sichtbare Prozesse, sodass man nicht auf den ersten Blick erkennen kann, wo Handlungsbedarf besteht.
Darüber hinaus ist die Arbeit im Büro auch sehr viel individueller als in der Produktion.
Jeder hat seinen Arbeitsplatz und arbeitet dort auch gerne „wie er/sie möchte“, also individuell. In der Produktion gibt es vielmehr haptische Elemente und Standards.


Warum ist Lean Office heute nicht überall verankert?
Wir haben selbstverständlich eine Ursachenanalyse mit unseren Kunden durchgeführt,da auch wir dem Problem auf den Grund gehen wollten. Größter Faktor war –wie überall im Leben –die fehlende Zeit sich mit dem Thema Lean im Büro zu beschäftigen. Hinzu kommt das fehlende Wissen, was Lean im Büro überhaupt bedeutet und was es dem Unternehmen bringen kann. Veränderungen fallen Menschen grundsätzlich schwer, wenn sie aber dann den Sinn hinter einer Veränderung nicht kennen, sehen sie keinen Anlass dafür, es zu versuchen.Weitere Themen sind fehlende Kapazitäten und der direkte 1zu1-Transfer von Produktion auf die Verwaltung.

Unsere Befragung zeigt, dass häufig in der Führungsetage die Vorstellungskraft fehlt, das Lean Büro wirklich einen Mehrwert bringt.Mehrfach haben wir die Aussage gehört: „Der Fokus liegt auf der Produktion, denn wir müssen liefern. Hier verdienen wir unser Geld und das hat Priorität.“Das Büro läuft quasi nur nebenbei. Ein Verbesserungspotenzial wird selten erkannt und wenn, stellt sich meist die Frage, ob es denn „wirklich sein muss“, weil es doch bisher auch so geklappt hat.

Anders ist es in Dienstleistungsunternehmen. Hier liegt die Wertschöpfung nicht in der Produktion. Hier stellt sich eher die Frage: Was ist hier die Wertschöpfungskette? Oder anders gesagt: Wie können wir unserem Kunden einen noch höheren Mehrwert bieten? Somit müssen wir auch hier am Bewusstsein arbeiten.

Zielzustand

Zur Umsetzung des Lean Office benötigen wir ein Musterbüro. Wir wollen damit die Ergebnisse für die Kunden „sichtbar“ machen. Damit wir Menschen für das Thema Lean Office begeistern können, ist es wichtig, dass nicht nur graue Theorie erzählt wird, sondern auch die Umsetzung in der Praxis direkt „begreifbar“ gemacht wird. Ein Büro „zum Anfassen“ sozusagen.

Wir möchten Dir in diesem Musterbüro direkte Umsetzungsbeispiele –zur Anwendung im eigenen Unternehmen –liefern. Weiters dient das Musterbüro dann auch zum Austausch zwischen Lean-Office-Interessierten und bereits Lean-Office-Verwendern. Wir möchten einen Treffpunkt für alle bieten.

Ziel ist es, den Menschen wieder mehr Zeit zurück zu geben, indem wir ihnen zeigen, wie sie die Zeitfresser im Büro minimieren können. Wir möchten die Umsetzung begleiten und stehen jederzeit mit Rat und Tat, sozusagen als „Umsetzungspartner“ zur Seite. Unser Bestreben ist es, dass die Menschen ihre tägliche Arbeit wieder mit mehr Spaß und Leichtigkeit erledigen können, weil sie den Sinn dahinter erkennen und die Abläufe strukturierter sind. Wir möchten allen Teilnehmern der Lean-Office-Touren einen ordentlichen Motivationsschub mitgeben, damit sie direkt am nächsten Tag mit der Umsetzung in ihrem Unternehmen starten.

Wie sieht die Lösung konkret aus?
Wir haben lange darüber nachgedacht, wie wir am Besten eine Lösung herbeiführen könnten und haben dann unser Lean Performance Office ins Leben gerufen.
Unsere Kunden haben uns ihr Leid darüber geklagt, dass die Produktivität verloren gegangen ist und das zu genervten und unmotivierten Mitarbeitern und Führungskräften geführt hat. Das hat uns dazu gebracht, dass wir diese Situation ändern wollen. Wir haben in den letzten Jahren Strategien entwickelt, diese dann in der Praxis geprobt und schlussendlich in Trainings verpackt, welche von den Betroffenen direkt angewendet werden können.

Jährlich führen wir über 300 Menschen durch unser Büro und bringen ihnen unser Motto „Klares Büro -klarer Kopf -klare Gedanken“ näher.
Unser Lean Performance Office erstreckt sich auf gesamt 100m² und bietet dort alles, was das (Büro-)Herz begehrt. Wir überzeugen mit schlanken Strukturen, effektiven Prozessen und vor allem einer übersichtlichen Verwaltung aller zu erledigenden Aufgaben. Die Teilnehmer dürfen sich hier austoben. Wir gestatten den Interessierten auch Fotos zu machen,damit sie die erworbenen Eindrücke direkt mitnehmen können.
Die anschließende Umsetzung im eigenen Unternehmen ist nur der logische nächste Schritt, -den wir gerne mit begleiten.

Wie gelingt die nachhaltige Umsetzung?

Wir haben einige unterschiedliche Qualifikationsprogramme entwickelt. Wir lassen unsere Kunden nicht „im Regen stehen“.
Wir begleiten unsere Kunden weiterhin in Form von Lean-Sprechstunden, dem Lean-Glossar sowie der Lean-Office-Mastermind.

Seit nunmehr 7 Jahren führen wir eine fortlaufende Statistik darüber, welche Themen für unsere Kunden interessant sind.
Durch diese Statistik sind wir auch auf das Thema „Zeitfresser“ aufmerksam geworden. Daher haben wir den Fokus dann darauf gelegt herauszufinden, welche Zeitfresser die Menschen im Büro und Service beschäftigen und wie viel Zeit in der Praxis dabei verloren geht.
Dabei passen wir unser Angebot kontinuierlich an die gewonnenen Ergebnisse aus dieser Statistik an.

Das Lean Performance Office mit der
Lean Office Tour besichtigen

In unseren Praxisbeispielen findest Du Dich garantiert wieder. Wir können aus Erfahrung sagen, dass bisher jedes Problem unserer Teilnehmer abgedeckt wurde – und im Anschluss gelöst werden konnte! Wir verharren nicht in der Theorie, sondern geben Dir eine konkrete Anleitung mit an die Hand, die wir in unseren Räumen gemeinsam mit Dir erkunden.


Unser Versprechen

Wir stehen für innovative Lösungsansätze, damit auch Du up-to-date bleibst!

Unser Innovationsbüro behandelt alle wichtigen Bereiche: sei es Technik, Struktur oder die Mitarbeiterführung. Auch wir bleiben in unserer Entwicklung nicht stehen, sondern probieren ständig neue Ansätze und Verbesserungsmöglichkeiten für unser Lean Office aus – das ist nämlich unsere Leidenschaft! Und wir geben gerne zu, dass wir dabei etwas nerdig unterwegs sind ;-). Du bekommst bei uns die bestmögliche Erfahrung. Das Prinzip ist ganz einfach: Du erzählst uns Deine Situation und wir finden die passende Lösung, die wir gemeinsam mit Dir besprechen und ausprobieren. Unsere 180 Praxisbeispiele helfen uns dabei – am Ende geht es aber immer um Deine ganz konkrete Situation!

Das erhältst Du alles in der 5-Stunden Lean Office Tour

  • Element 1: Impulsvortrag
    Wir unterhalten uns über das Thema Lean und über Deine persönlichen Zeitfresser. Du bekommst direkte Inputs von uns und wir sprechen gemeinsam über Deine Probleme im Büro und auch über Deine Erwartungen an Lean im Büro.
Element 01
  • Element 2: Rundgang durch die 7 Stationen unseres Lean Offices
    Bereits während der Tour finden wir bei jedem unserer Kunden erste Ideen, wie Arbeitsprozesse vereinfacht und somit beschleunigt werden können. Wie das so schnell geht? Mithilfe der 7 Stationen, die wir bei unserem Rundgang durchs Büro besuchen!
  • Station 1: Prozesslandkarte – Eine Übersicht durch Visualisierung
    Du erlebst die Visualisierung Deines Unternehmens anhand einer Prozesslandkarte. Bereits hier zeigt sich, wie einzelne Prozesse effizienter gestaltet werden können. Du bekommst die 3 Schlüsselfaktoren, wofür eine Prozesslandkarte tagtäglich nützlich sein kann.
  • Station 2: Arbeitsplatzorganisation – Die 7 Punkte-Checkliste
    Du schaust uns direkt über die Schulter, wie unsere Arbeitsplätze organisiert sind – sowohl analog als auch digital. Anschließend erhältst Du die 7 Punkte-Checkliste, die Dir dabei hilft, Deinen Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. Das Ziel: Dich durch eine Priorisierung Deiner Aufgaben entspannter durch den Büroalltag zu bringen.
  • Station 3: Digitalisierung im Lean Office
    a) Zeitfresser E-Mail: Mit unseren Tipps verbringst Du weniger Zeit mit dem Abarbeiten Deines E-Mail-Postfachs.
    b) Vorgangsbasiertes Arbeiten: Wir zeigen Dir, wie Du effizient mit den Vorteilen des digitalen Arbeitsplatzes arbeitest. So minimierst Du Rückfragen und Prozessschleifen – und bist immer gut informiert.
  • Station 4: Teamorganisation vereinfachen
    Anhand praxiserprobter Beispiele zeigen wir Dir Möglichkeiten, Dir die tägliche Arbeit im Team zu vereinfachen. Dabei liegt unser Fokus neben den Arbeitsresultaten auch auf einem positiven Gemeinschaftsgefühl – mit wenig Reibungsverlusten und Enthusiasmus statt Frust!
  • Station 5: Agiles Projektmanagement – Für die nötige Flexibilität im Unternehmen
    Hier siehst Du, wie agiles Projektmanagement im Arbeitsalltag aussieht. Durch Transparenz bei den Aufgaben und eine funktionierende Regelkommunikation, um alle Mitarbeiter auf dem gleichen Wissensstand zu halten, behältst Du die notwendige Flexibilität, um auf individuelle Kundenwünsche reagieren zu können.
  • Station 6: Planung und Umsetzung der Unternehmensziele im Teamwork
    Unser Motto: Jedes Teammitglied kann die Unternehmensziele und deren Erreichung selbst mitbeeinflussen! Du erfährst die drei Schritte, mit denen Du Deine Unternehmensziele so entwickelst, dass Du weißt, welche Aktivitäten auf die Ziele einzahlen und welche nicht.
  • Station 7: Effiziente Meetings mit handfesten Ergebnissen
    Hier erfährst Du, wie Du Meetings durchführst, die nicht zu sinnlosen Zeitfressern werden – und dabei konkrete Resultate liefern. Du wirst beeindruckt sein, wie einfach das sein kann!
  • Element 3: Sichere Deine wertvollen Eindrücke durch Fotos
    Unser Geschenk an Dich: Du darfst jederzeit Dein Smartphone zücken und Deine Erkenntnisse und Beispiele direkt abfotografieren. Wir legen großen Wert darauf, Dir ganz konkrete Lösungen für Deine individuellen Probleme im Arbeitsalltag zu geben. Wir sind auf Ergebnisse aus – nicht auf bloße Theorie, die man schnell wieder vergisst, sobald man im Büro ist. Deshalb wollen wir, dass Du das Gelernte mit in Dein Leben trägst, auch nachdem unsere gemeinsame Erfahrung vorbei ist. Fotos zu machen und das gemeinsam Erarbeitete für die Zukunft zu sichern, kann dabei eine tolle Hilfe sein! Unser Anspruch als Innovationsführer für Lean Office-Strukturen ist es, Dir so viel nützliches Material wie möglich an die Hand zu geben. Das ist viel Know-how und Wissen auf einen Schlag, dessen sind wir uns bewusst. Nutze also gerne Deine persönliche „Fotolizenz“, um so viel möglich mitzunehmen!
  • Element 4: Lean Office Tour im E-Learning-Format
    Mit dem E-Learning-Format kannst Du bequem von Zuhause oder dem Arbeitsplatz aus unsere Lean Office Tour machen. Schritt für Schritt (bzw. Clip für Clip) Klick für Klick verfestigst Du Dein Wissen – und sparst dabei wertvolle Zeit, damit Du schneller in die Umsetzung kommst! Dieses Element dient Dir zur Vertiefung nach der Tour.
  • Element 5: Exklusives 1:1-Coaching
    In diesem 30-minütigen Online-Umsetzungscoaching stellst Du alle Deine wichtigen Fragen in einem Zweiergespräch. Gemeinsam erarbeiten wir Deinen maßgeschneiderten Umsetzungsplan und Du wirst sicherer in der Anwendung des Lean Systems im Büro.

Drei Gründe für die Lean Office Tour

Grund 1:

Du erlebst bei der Lean Office Tour anhand von 180 Möglichkeiten, wie Du Dir Deinen Arbeitsalltag ab sofort erleichtern kannst.

Grund 2:

Du bekommst einen Umsetzungsleitfaden an die Hand, mit dem Du "Lean Office" direkt auf Deine Branche „umdenken“ kannst.

Grund 3:

Du gehst mit einer kompletten Sammlung von Praxistipps und Checklisten, die Du sofort umsetzen kannst.

Das sagen unsere Kunden

  • Mir hat besonders gefallen, wie Sie auf vielen Ebenen anschaulich gezeigt haben, was Lean in der Administration bzw. im Office bedeuten kann. Egal wo hin man gesehen hat, gab es Beispiele zur Effizienzsteigerung und Optimierung. Viele kleine, hochwertig gearbeitete Details, die eine Visualisierung erleichtern, – technische Möglichkeiten als „Simple solution“! Die Zeit verging wie im Flug und die Motivation der mitgebrachten Führungskräfte hat einen deutlichen Anschub bekommen, sich für Lean in der Administration zu interessieren!
    Iris Wahl
    Manager Information Change and Culture, LSG Sky Chefs Frankfurt ZD GmbH
  • Mein Team und ich waren nach dem Seminar sehr inspiriert und angetan. Wir haben viele „Kleinigkeiten“ ob technisch oder organisatorisch zur Effizienzsteigerung im Büro gesehen und mitgenommen, die den Arbeitsalltag vereinfachen. Sebastian und Udo Reimer haben uns in der Vorstellung der Optimierungsmöglichkeiten so begeistert, dass wir bereits während der Heimfahrt die Pläne zur Umsetzung schmiedeten. Auch drei Wochen nach dem Seminar kann ich nur sagen, dass meine Mannschaft mit Begeisterung Lean im Büro erfolgreich umsetzt und der Leuchtturm im Lean Office bei uns in der Firma ist. Für alle die effiziente und verschwendungsfreie Abläufe in ihrem Bürobereichen und Projekten wünschen, kann ich dieses Seminar nur wärmstens empfehlen.
    Burkard Süß
    Fertigungsleiter Weiss Spindeltechnologie GmbH
  • Vielen Dank für die nützlichen Impulse beim Lean HR-Seminar. Mein Outlook habe ich bereits nach deinem Lernvideo optimiert und gestern im Teammeeting zu den Zielen der Personalabteilung bereits das Lean-Level-Model und die 5 Thesen zur Zukunft von HR eingebaut. Wenn das so weitergeht, dann haben sich die zwei Tage so schnell wie noch kein anderes Seminar / kein anderer Workshop ausgezahlt! Dafür vielen Dank an dich, wir hören bestimmt noch einmal voneinander!
    Katja Hahn
    Leiterin Personal, BOMAG GmbH, Boppard
  • Wir haben mittlerweile das dritte Trainingsformat mit dem Lean Service Institute am Laufen: Das Employee Lean Certification Programm Level Bronze. Mit diesem einwöchigen Vollzeitkurs trainieren wir mit der Unterstützung von Sebastian und Udo Reimer als Trainer noch in diesem Jahr rund 80 Führungskräfte in sehr vielfältigen Methoden. Mit jedem gemeinsamen Trainingskurs lerne ich als Trainer und Führungskraft von Udo und Sebastian Reimer noch dazu. Die Zusammenarbeit ist als durchweg positiv und bereichernd zu beurteilen.
    Dirk Möller
    Bereichsleiter Fokus Factory Dekoration & Meßwerke Continental - Werk Babenhausen
  • Die Methode Prozessmapping hat mich absolut überzeugt und ich sehe nur Vorteile. Wir haben so Menschen über Abteilungsgrenzen zusammengebracht und gemeinsam an der Optimierung unserer Prozesse gearbeitet. Wir konnten dadurch die Schnittstellen minimieren und die Kommunikation verbessern. Nun haben wir mehr Spaß und Freude und können das Wachstum mit mehr Leichtigkeit meistern. Die professionelle Begleitung bei der Implementierung von Lean Office durch Sebastian Reimer war wirklich ein großer Erfolg.
    Michael Ihlemann
    Ihlemann AG, Braunschweig
  • Da wir in unserem Unternehmen bereits 2 Monate vor dem Seminar das Projekt „HR Excellence“ gestartet haben, waren die Erkenntnisse und Methoden, die uns vermittelt wurden, genau das, was uns noch gefehlt hat, um den Lean Gedanken im HR Bereich voranzutreiben. Sehr Interessant ist hierbei auch, dass diese Methodik für andere Admin-Bereiche des Unternehmens ebenso anwendbar ist. Meine Gesamtbeurteilung: „Dieses Seminar war das Beste und Wichtigste in meinem Berufsleben. Ich kann es nur weiter empfehlen.“
    Wolfgang Beyer
    Leiter Personal- und Sozialwesen, ebm-papst St. Georgen GmbH & Co. KG, St. Georgen
  • Professionelle und kurzweilige Durchführung des Trainings; hohe Kundenorientierung und realistische Darstellung dessen, was jeweils für den Teilnehmer möglich ist.
    Bodo Scheuring
    Leiter Personalentwicklung, FERRERO, Stadtallendorf

Dein Gastgeber und Lean-Office-Experte

 

Hallo, ich bin Sebastian Reimer. Meine große Leidenschaft ist es, Struktur in die alltäglichen und beruflichen Dinge zu bringen – eine Ordnung herzustellen, um bessere Voraussetzungen für mich und meine Mitmenschen zu schaffen. Dieses Anliegen habe ich vor 20 Jahren zum Beruf gemacht. Mit Lean Office helfe ich Unternehmern und Führungskräften dabei, ihre Büros und Arbeitsprozesse zu strukturieren. Seit 1996 beschäftige ich mich intensiv mit Lean Office. 2015 war das Jahr, in dem ich das einzigartige Lean Innovation Office gründete: Gemeinsam mit meinem Team testen wir hier auf 100 m² neue Ideen und Methoden, die uns allen den Büroalltag erleichtern können. Wir probieren dabei alles rund um das Thema Lean aus, was nicht niet- und nagelfest ist: Wir haben Spaß an der Sache und steigern uns auch gerne mal in unsere Arbeit rein – das ist schließlich unsere Leidenschaft! So werden wir unserem Anspruch gerecht, stets die passende Lösung für unsere Teilnehmer zu finden. Auch wir selbst profitieren am Ende davon, unsere eigenen Arbeitsabläufe mit neuen Ansätzen zu optimieren. Du siehst: Wir gehen das Thema nicht bloß theoretisch an, sondern arbeiten selbst mit Lean Office und wissen deshalb, wovon wir sprechen. 

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